Hensikten med automatisk fakturabehandling er å automatisere hele prosessen for håndtering og behandling av innkommende leverandørfakturaer.
Målet er å minimere, eller helt eliminere, behovet for manuelt arbeid ved behandling av innkommende fakturaer.
I denne guiden har vi samlet det du trenger å vite for å få en større forståelse av hva automastisk faktuabehandling er og hva dette kan gjøre for din virksomhet.
1
1. efaktura, eFaktura og EHF faktura
Er EHF faktura, efaktura og eFaktura det samme?
EHF faktura og eFaktura i nettbanken er ikke det samme. Men både EHF faktura og eFaktura i nettbanken er en efaktura – altså en elektronisk faktura.
EHF faktura
EHF faktura benyttes av offentlige myndigheter og firma som fakturerer andre offentlige myndigheter eller firma (B2B / firma-til-firma). Fakturaen sendes direkte mellom økonomisystemene, utgående faktura fra den som selger varen/tjenesten, og mottak av inngående faktura for den som kjøper varen/tjenesten.
efaktura, e-faktura og e faktura
Efaktura, e-faktura og e faktura blir ofte brukt som forkortelse for elektronisk faktura. En elektronisk faktura – efaktura – lages elektronisk i avsenders fakturaløsning, sendes elektronisk direkte fra avsenders økonomisystem og leses inn i mottakers økonomisystem eller nettbank, helt automatisk.
eFaktura
eFakturaer produktnavnet på tjenesten til Nets der du som privatperson får en faktura direkte i nettbanken din (B2C / firma-til-privatperson).
Hva er en efaktura?
En efaktura/elektronisk faktura er ikke et dokument som kan leses av en person, slik PDF- og papirfakturaer kan. Fakturaer som er printet ut, skannet inn, sendt med brevpost eller e-post er IKKE en efaktura, selv om de har vært i digitalt format.
En elektronisk faktura – efaktura – lages elektronisk i avsenders fakturasystem / ERP system, sendes elektronisk direkte fra avsenders system og leses direkte inn i mottakers økonomisystem, helt automatisk. Hvis kunden er en privatperson, - ikke et firma, leses efakturaen direkte inn i personens nettbank som en eFaktura.
Å benytte efaktura er både en sikker og smidig metode for håndtering av innkommende leverandørfakturaer. En efaktura skal aldri punches manuelt og kan heller ikke feiltolkes. Efakturaer inneholder den samme informasjonen fra start til slutt. Efaktura blir mer og mer vanlig for alle bedrifter i Norge, og det er pålagt at alle offentlige innkjøpsfakturaer skal mottas som efaktura etter ny europeisk standard.
Hva er en EHF faktura?
EHF er forkortelsen for Elektronisk HandelsFormat og er det offentlige standardformatet for efaktura i Norge. EHF er en norsk tilpasning av det felleseuropeiske fakturaformatet som gjør det mulig å sende elektroniske faktura – efaktura – direkte mellom ulike økonomisystemer i Norge.
For å kunne sende og motta efaktura må du i tillegg til en fakturaløsning/et ERP system ha et aksesspunkt, som f.eks Visma AutoInvoice eller Compello. Et aksesspunkt er som et elektronisk postkontor som sender dokumenter mellom hverandre i Peppol-nettverket. Peppol er en felleseuropeisk digital infrastruktur for elektronisk handel. Aksesspunktet sjekker også om mottaker er registrert i ELMA registeret slik at mottaker faktisk kan motta en efaktura. ELMA registeret er et offentlig register for EHF.
2
2. Hva er automatisk fakturabehandling
Automatisk fakturabehandling omfatter vanligvis import, skanning, gjennomgang, matching og regnskap, samt attestasjon, oppfølging og til slutt kontroll av innkommende leverandørfakturaer.
Hensikten med automatisk fakturabehandling er å automatisere hele prosessen for håndtering og behandling av innkommende leverandørfakturaer, med mål om å minimere eller helt eliminere manuell håndtering av disse.
Må jeg motta efaktura for å kunne ha automatisk fakturabehandling?
Automatisk fakturabehandling fungerer med alle typer fakturaer, både de på papir, i PDF og efakturaer. Men håndteringen av dem er forskjellig. Det er stor variasjon i kvalitet og kontroll og i tillegg mister du muligheten for 100 % automatiseringsgrad med papir og PDF fakturaer.
Papirfakturaer
Skannes, tolkes og deretter matches mot informasjon i ERP systemet. Her automatiseres blant annet det manuelle arbeidet med å punche fakturaene inn i ERP systemet.
PDF fakturaer
Tolkes og matches. Med automatisert matching varsler systemet kun ved avvik.
efaktura
Går rett til den automatiserte matchingen Minst risiko for feil og avvik når fakturaen ikke behøver å skannes eller tolkes. Fakturaene går deretter videre i prosessen med kontering og attestering. Du bruker mobil eller PC og kan gjøre det fra uansett hvor du er, via automatisert oppsett, manuelle rutiner eller en kombinasjon basert på spesifisert regelverk.
Efakturaen er kun en liten del på veien mot en høyere automatisert prosess. Sammen med verktøy for automatisert fakturabehandling er potensialet veldig stort. En høyere grad av automatisering gjør at økonomiavdelingen kun trenger å håndtere eventuelle avvik, og slipper å bruke tid på arbeid som enkelt kan løses av et system.
Fordelene med automatisk fakturabehandling
Avlaster virksomhetens økonomiavdeling
Økt oversikt og kontroll over bedriftens økonomi.
Eliminerer eventuelle feil og forsinket betaling.
Frigjør tid til mer utfordrende og motiverende oppgaver.
3
3. Vanlige ord og begrep
Kostnadsfaktura
En kostnadsfaktura har ikke vært innledet med en innkjøpsordre og oppstår ofte ved sporadiske kjøp eller kjøp som ikke er knyttet til regulerte avtaler.
Kostnadsfakturaene må konteres og attesteres av riktig attestant i bedriften før de kan betales.
Varefaktura
En varefaktura blir først godkjent gjennom en innkjøpsrekvisjon i en strukturert innkjøpsprosess hvor et innkjøpsordre opprettes og sendes til leverandøren som et bevis på bestillingen. Et innkjøpsordrenummer/PO nummer skal da spesifiseres på fakturaen for å lette fakturamatching og automatisert fakturabehandling. Ettersom denne kostnaden allerede er godkjent, kan denne typen faktura ofte sendes direkte til betaling uten manuell håndtering.
Automatisk distribusjon
Når det gjelder kostnadsfaktura måles automatisering med nøkkeltallet “automatisk distribusjon” (i %). Dette nøkkeltallet angir hvor mange fakturaer som går gjennom systemet direkte til riktig person for attestering. Disse slipper du manuelt å distribuere. For å ytterligere lette håndteringen av kostnadsfakturaer finnes det automatiserte funksjoner som å bruke konteringsmaler på fakturaer i systemet. Ved å bruke disse kan fakturaene være forhåndskontert når de går ut til attestering.
Automatiserings- og touchlessgrad
Touchless (i %) er nøkkeltallet som brukes for å måle hvor mange av varefakturaene som går i gjennom systemet uten manuell håndtering. Innholdet i disse fakturaene identifiseres automatisk, og alle linjer sammenlignes med innkjøpsordren. De blir kontert og bokført i ERP systemet uten at noen trenger å håndtere dem.
Merk at dere kan sette opp retningslinjer i systemet for å øke sikkerheten. Dere bestemmer retningslinjene for fakturaer som alltid må kontrolleres innen de blir bokført automatisk i ERP systemet, eksempelvis ordrestørrelse eller fra en spesifikke leverandører.
4
4. Hva innebærer fakturamatching?
Begrepet fakturamatching innebærer i praksis at en faktura kobles opp mot en innkjøpsordre eller avtale. Hvis systemet kan lese f.eks innkjøpsordrenummer på fakturaen kan alle detaljer om innkjøpsordren, og alle innkjøpsordrelinjer hentes og deretter sammenlignes med detaljene og linjene på fakturaen.
Automatisk sammenligning av det som står på fakturaen mot detaljene på innkjøpsordren er et viktig element for å eliminere manuelle steg i prosessen med fakturabehandling.
Matching med et system for leverandørfaktura
Et kvalifisert system for leverandørfakturabehandling bruker linjedetaljer på fakturaen til å sammenligne med motsvarende innkjøpsordrelinje. I praksis leser og tolker systemet artikkelnummer, artikkelbeskrivelse, mengde, enhetspris m.m. Når alle detaljer er korrekte er det sjeldent behov for manuell håndtering. Hvis noe som ikke stemmer markerer systemet et avvik og den definerte prosessen for avvik starter. Det er dere som bestemmer hva som skal skje når et avvik oppstår. Ved kun å se på avvik kan vanligvis 70-99 % av all tid brukt på fakturamatching fjernes helt. Automatisk matching mellom faktura og innkjøpsordre er et viktig element for å oppnå høy grad av automatisering.
3 måter et system kan matche eller kontrollere at fakturaen er korrekt
Et kvalifisert system for leverandørfakturabehandling bruker linjedetaljer på fakturaen til å sammenligne med motsvarende innkjøpsordrelinje. I praksis leser og tolker systemet artikkelnummer, artikkelbeskrivelse, mengde, enhetspris m.m. Når alle detaljer er korrekte er det sjeldent behov for manuell håndtering. Hvis noe ikke stemmer markerer systemet et avvik og den definerte prosessen for avvik starter. Det er dere som bestemmer hva som skal skje når et avvik oppstår. Ved kun å se på avvik kan vanligvis 70-99 % av all tid brukt på fakturamatching fjernes helt. Automatisk matching mellom faktura og innkjøpsordre er et viktig element for å oppnå høy grad av automatisering.
Matche på raddetaljer
Den mest presise og detaljerte måten å forsikre seg om at en faktura er korrekt er å sammenligne detaljene. Systemet identifiserer artikkelnummer, artikkelbeskrivelse, mengde og enhetspris på fakturaen og sammenligner dette opp mot de tilknyttede detaljene på innkjøpsordren.
Matche med radtotal
Systemet identifiserer totalbeløpet på hver linje/rad og sammenligner det med radtotalen på innkjøpsordren. Dette kan være nyttig når du for eksempel bestiller 10 artikler, men leverandører sender det som 1 eske med 10 stykk i, og på fakturaen står da kun 1 som antall.
Matche på hovednivå
I dette tilfellet bruker systemet kun totalbeløpet på fakturaen. De individuelle linjene/radene benyttes ikke. Dette kan føles risikabelt eller vanskelig, men hvis du allerede har foretatt en ordrebekreftelse og dermed redusert sannsynligheten for at mengde, pris osv. er feil så kan matching på hovednivå være akseptabelt.
Med matching på hovednivå er det også mulig å unngå situasjoner der du har én linje på innkjøpsordren mens leverandøren velger å spesifisere på det på to linjer. For eksempel om du kjøper brus og på innkjøpsordren er panten inkludert i kjøpesummen, mens leverandøren setter drikken på en linje og panten på en annen.
Et kompetent system for leverandørfaktura bruker alle tre måtene parallelt!
For å nå høyest mulig grad av automatisering og dermed unngå flest mulig manuell inngrep i leverandørfakturaprosessen trenger du et system hvor alle tre metodene for å matche kan brukes parallelt.
Et godt system kan først forsøke på detaljnivå og deretter falle tilbake til totalbeløpet eller hovednivå dersom det av en eller annen grunn mangler viktig informasjon på fakturaen.
På samme måte skal det være mulig å først prøve å matche på hovednivå og deretter gå ned til radtotal eller linjedetaljer. Ønsket matchingsteknikk settes selvfølgelig individuelt per leverandør.
5
5. Gevinster med automatisk fakturabehandling
Fra 55% til 80% automatisert behandling av leverandørsfaktura
Mange bedrifter har problem med sine leverandørfakturaer. Det er for mye manuell administrering og dermed stor risiko å gjøre feil i de mange manuelle operasjonene. For en tid tilbake hjalp vi en kunde med å øke deres touchlessgrad fra 55% til 80%.
Test hvor mye du kan spare med automatisk fakturabehandling
6
6. Hvordan finne riktig system for automatisk fakturabehandling?
Identifisere omfanget
For å lykkes med å finne rett system er det viktig å ha definert omfanget av endringen du ønsker å gjøre.
Hvilken del av håndteringen av leverandørfakturaen skal det nye systemet dekke?
Er det noen deler dere kan se bort ifra?
Hvem er de interne interessentene?
Hva er målet til interessentene?
Hvilket omfang av prosjekter er det mulig å "selge inn internt" med tanke på organisasjonsstruktur, ressurser og beslutningstakere?
Kartlegg din eksisterende prosess for å identifisere behov
Nøkkelen her er å titte på nåværende prosess og fokusere på problemområdet som skaper komplikasjoner eller unødvendig manuell håndtering. Det viktigste er at det nye systemet faktisk løser problemene deres, og ikke bare blir “nice to have”.
Hvordan ser arbeidsflyten ut, og hvordan håndterer du kostnads- og varefakturaer i dag?
Hvor mange ansatte er involvert i håndteringen av faktura, innkjøp, logistikk m.m?
Hvilke steg er i dag manuelle og hvilke er automatiserte?
Hva er flaskehalsene og de store problemene innen hver arbeidsflyt/prosess?
Hvordan fungerer årsavslutningen - hvor lang tid tar det?
Hvordan arkiverer dere fakturaer i dag, og hvordan foregår rapporteringen etter at leverandørfakturaene er håndtert?
Identifiser systemavhengigheter
Noe som er greit å huske på når du velger nytt system for håndtering av leverandørfakturaer er at systemet skal integreres med andre løsninger du har i dag.
Hvilke forretningssystemer, innkjøpssystemer eller andre systemer brukes i dag i organisasjonen?
Er det planer om å erstatte eller oppgradere noen av disse systemene?
Er det andre systemer som påvirkes av en implementering av systemet knyttet til leverandørfakturaer?
Det er viktig at det nye systemet du velger har en kraftig og stabil integrasjon med forretningssystemet slik at du kontinuerlig får ut informasjon og endringer i ditt leverandørregister, nye og endringer i innkjøpsordrer m.m
Avklar med din IT avdeling
De fleste av dagens systemer for håndtering av leverandørfakturaer er tilgjengelig som skytjenester, noe som gjør at involvering fra IT-avdelingen som regel blir minimal. Det er uansett viktig at du sørger for at ønskene fra IT-interessentene blir bekreftet og tilfredsstilt
Vil IT-avdelingen kunne støtte prosjektet med kunnskap, tid eller andre ressurser?
Er det noen grunn for å IKKE velge skyløsning?
Har dere noen spesifikke krav når det kommer til systemsikkerhet, hosting og vedlikehold?
Gjør research og sammenlign ulike system
Akkurat som når du skal kjøpe ny bil eller bestille din neste reise, er det viktig å planlegge og gjøre research ved hjelp av ulike forumer, plattformer og sider.
Google, LinkedIn
Forum/eventer knyttet til håndtering av leverandørfaktura
Nettverk, personlige venner eller andre som jobber med tilsvarende oppgaver
Anbefalinger fra din ERP-leverandør
Tips: På engelsk kan du søke etter "accounts payable" eller "AP automation". Basert på alle krav og ønsker du fanget opp under trinn 1-4, kan du sammenstille dem inn i en matrise og se hvilket system som passer best til dine behov.
Lag et business-case
Presenterer riktig informasjon til de riktige interessentene av det nye systemet. IT avdelingen har behov for å vite hvor mye ressurser de må bidra med, blant annet under implementering og i ettertid. Økonomiavdelingen kommer mest sannsynlig til å være interessert i kostnad mot besparing (ROI), samt risiko som kan være tilknyttet investeringen.
Lag en ROI som inneholder følgende:
Kostnader for systemet Dette inkluderer drift-, implementering-, vedlikehold- og oppgraderingskostnader.
Harde besparelser For eksempel redusert bemanning, minimere kostnader ved sen betaling, aktiverte betalingsrabatter m.m
Myke besparelser For eksempel tidsbesparelser, økt synlighet og kontroll, og forbedrede leverandørforhold.
7
7. Tips når du skal investere i et system
Tips 1 - Gå igjennom de 6 stegene over!
Før du begynner å sammenligne ulike system for automatisk fakturabehandling, anbefaler vi at du går gjennom de seks stegene i forrige punkt for å identifisere riktig system for håndtering av faktura for dere.
Ved å gå igjennom disse stegene kommer vil du tilegne deg en god forståelse for hvordan dere jobber i dag og hvor dere må forbedre prosessene. Problemområder, ønsker og behov er viktig å kartlegge ettersom de må omgjøres til funksjonelle krav i systemet.
Tips 2 - Ikke se kun på pris!
Etter kartleggingen av prosesser og ønsker er fullført er det tid for å velge det systemet som løser dine problemer og oppfyller dine krav.
Pris er selvsagt en viktig faktor, men å velge et fakturabehandlingssystem som ikke løser dine problemer eller fjerner unødvendig manuelt arbeid i prosessen med leverandørfaktura vil bli dyrere enn prisforskjellen mellom de ulike systemene på markedet.
Vår anbefaling er derfor å ikke bare se på prisen for det automatiske fakturabehandlingssystemet, men i stedet fokusere på hvor mye systemet vil gi i besparelser – og eventuelle forskjeller i besparelsene mellom de ulike systemene.
Dersom du skulle velge et system for fakturabehandling hvor du kun oppnår 50 % automatiseringsgrad, sammenlignet med et system der du kan oppnå 80 %, kan det i praksis dreie seg om mange hundre tusen kroner.
Tips 3 - Sammenlign ulike løsninger!
For å hjelpe deg med å oppnå høyest mulig grad av automatisering, har vi laget en sjekkliste du kan bruke til å sammenligne ulike systemer.
Denne hjelper deg, på en strukturert måte, å identifisere forskjeller mellom de ulike systemene på markedet og gir veiledning og støtte i hvilke funksjonskrav du bør stille til ditt neste system for automatisert fakturabehandling.
Se hvordan Medius AP Automation håndterer og effektiviserer hvert steg i arbeidet med leverandørfakturaer.
Vi har beskrevet de 16 vanligste stegene i behandlingen av leverandørfakturaer, og hvordan tilsvarende steg/aktivitet håndteres i Medius AP Automation.
Stegene er en beskrivelse av den typiske prosessen for håndtering av leverandørfakturaer der det ikke er noe system i dag - dvs. når alt er basert på papir og gjøres manuelt. Noen av disse stegene kan elimineres hvis du har et system for automatisk fakturabehandling.
ERP
Budsjett & Prognose
Business Intelligence
Fakturahåndtering
HRM
Prosjekthåndtering
E-handel
Innkjøp
Lagerstyring
CRM
Integrasjoner
Automatisering
NextStep - Bytte ERP
Prosjekt
For kunder
Integrasjon
Support
Forvaltning
Kurs
Varehandel
Eiendom
Regnskapsbyrå
Event & webinar
Webinaropptak
Blogger
Podcast
Kundecase
Guider - alle
Om oss
Kontakt
Jobbe hos oss
Vi bryr oss
For investorer
Åpenthetsloven
