ERP
Budsjett & Prognose
Business Intelligence
Fakturahåndtering
HRM
Prosjekthåndtering
E-handel
Innkjøp
Lagerstyring
CRM
Integrasjoner
Automatisering
NextStep - Bytte ERP
Prosjekt
For kunder
Integrasjon
Support
Forvaltning
Kurs
Varehandel
Eiendom
Regnskapsbyrå
Event & webinar
Webinaropptak
Blogger
Podcast
Kundecase
Guider - alle
Om oss
Kontakt
Jobbe hos oss
Vi bryr oss
For investorer
ÅpenthetslovenProsjektbudsjettering &
rapportering
i byggebransjen
Hvis du jobber i byggebransjen, vet du at prosjektbudsjett er avgjørende for suksessen til prosjektene dine. Du må balansere kostnader, tidsplaner og kvalitet for å levere best mulig verdi til dine kunder og interessenter.
Imidlertid vet du også at prosjektbudsjett kan være komplekst, tidkrevende og utsatt for feil og usikkerhet. Derfor har vi skrevet denne guiden for deg. Vi ønsker å å hjelpe deg med å strømlinjeforme og automatisere prosessen for prosjektbudsjett for å maksimere kontrollen og minimere risikoen din.
Vi påstår ikke at vi tilbyr noen revolusjonerende ideer her. I stedet har vi som mål å dele vår erfaring og innsikt om hvordan du kan anvende prinsippene for digitalisering på prosjektbudsjett og oppnå høyere effektivitet, nøyaktighet og fleksibilitet.
Enten du er nybegynner eller ekspert på prosjektbudsjett, håper vi du finner denne guiden nyttig og informativ.
Budsjettering og prognostisering er viktige verktøy for å styre den økonomiske utviklingen i et byggeprosjekt eller i et byggfirma.
Ved å lage et budsjett og jevnlig oppdatere det med nøyaktig og aktuell økonomisk informasjon kan entreprenører mer effektivt planlegge og styre prosjektkostnadene, identifisere mulige risikoer eller utfordringer og ta informerte beslutninger om retningen på prosjektet.
I tillegg til å lage et opprinnelig budsjett er det viktig å jevnlig gjennomgå og oppdatere budsjettet for å sikre at det reflekterer den nåværende tilstanden til prosjektet.
Det finnes en rekke ulike faktorer å vurdere når du lager et budsjett for et byggeprosjekt:
Omfanget av arbeidet
Den forventede fremdriftshastigheten
Tilgjengeligheten av materialer og arbeidskraft
Eventuelle mulige risikoer eller usikkerheter som kan påvirke prosjektet.
Det finnes mange ulike verktøy og programvarealternativer for å styre budsjetter i byggebransjen, alt fra Excel til spesialiserte system for budsjettstyring. Valget av verktøy avhenger av størrelsen og kompleksiteten til prosjektet, samt behovene og preferansene til entreprenøren.
Samlet sett er effektiv budsjettering med bruk av en prosjektkalkyle og prognostisering avgjørende for en vellykket drift av et byggeprosjekt eller et byggfirma. Ved å nøye planlegge og spore økonomisk utvikling kan entreprenører øke effektiviteten, redusere kostnadene og øke lønnsomheten.
1
1. Generelle utfordringer
1.1. Utfordringer med kalkyleberegninger
Generelt sett er det viktig for entreprenører å planlegge og håndtere budsjettet for et byggeprosjekt nøye for å sikre at prosjektet fullføres. Det kan være flere utfordringer involvert når du beregner et prosjektbudsjett (kalkyle) for byggebransjen. Noen av disse utfordringene kan være:
Uaktuelle eller ufullstendige kostnadsestimater
Det kan være vanskelig å estimere kostnadene for et byggeprosjekt nøyaktig, da det er mange variabler som kan påvirke den endelige kostnaden. Dette kan inkludere kostnaden for materialer, arbeid, utstyr og mer.
Endringer i prosjektomfanget
Omfanget av et byggeprosjekt kan endre seg underveis i prosjektet, noe som kan påvirke det endelige budsjettet. Dette kan skyldes endringer i prosjektdesign, endringer i materialer eller metoder som brukes eller andre faktorer.
1.2. Utfordringer med oppfølging av kalkylen
Generelt sett er det viktig for entreprenører å nøye overvåke og spore prosjektutgifter for å holde seg innenfor budsjettet og identifisere og håndtere eventuelle potensielle problemer når de oppstår. Det kan være flere utfordringer med å følge opp et byggeprosjektbudsjett (kalkyle). Noen av disse utfordringene kan være:
Uventede kostnader
Uforutsette omstendigheter som endringer i prosjektomfanget eller uventede materialkostnader kan føre til at budsjettet overskrides.
Unøyaktige estimater
Hvis det opprinnelige budsjettet var basert på unøyaktige estimater kan det være vanskelig å følge opp og holde seg på rett kurs.
Utvidet prosjektomfang
Utvidet prosjektomfang eller tendensen til at prosjektomfanget utvider seg utenfor den opprinnelige planen kan også bidra til at det er vanskelig å følge opp budsjettet.
2
2. Kalkyleberegningselementer
Materialer
Kostnaden for alle materialene, som trengs for prosjektet som trelast, betong, taktekking, isolasjon og mye mer.Arbeid
Kostnaden for alt arbeid som trengs for prosjektet, som lønn for tømrere, elektrikere og andre faglærte håndverkere.Tillatelser og avgifter
De fleste byggeprosjekter krever en rekke tillatelser, som byggetillatelser, elektrisitetstillatelser og rørleggertillatelser. Kostnaden for disse tillatelsene bør være inkludert i budsjettet.
Underentreprenører
Hvis prosjektet krever spesialisert arbeid som den generelle entreprenøren ikke har kompetanse til å håndtere, kan kostnaden for å ansette underentreprenører være inkludert i budsjettet.
Utstyr
Kostnaden for spesialiserte maskiner som trengs for prosjektet, som jordarbeidsmaskiner, kraner og stillaser.
Buffer
Det er alltid en god idé å inkludere en buffer i budsjettet for å dekke uforutsette kostnader som kan oppstå under prosjektet.
Finansiering
Hvis prosjektet finansieres, bør kostnaden for å låne penger være inkludert i budsjettet.
Overhead
Dette inkluderer generelle og administrative utgifter ved å drive en byggevirksomhet, som kontorleie, strøm og forsikring.
Opprinnelig (Originalt) budsjett
Dette er det opprinnelige budsjettet som utarbeides ved begynnelsen av et byggeprosjekt. Det angir de forventede kostnadene for materialer, arbeid, utstyr, underentreprenører, tillatelser og avgifter, buffer, finansiering og overhead.Endringsordrebudsjett: (se også endringsordre)
En endringsordre er et skriftlig dokument som endrer den opprinnelige kontrakten for et byggeprosjekt. Hvis det gjøres endringer i omfanget av arbeidet kan det være nødvendig å revidere budsjettet for å reflektere det ekstra eller modifiserte arbeidet.Prognosebudsjett
Et prognosebudsjett er en estimering av fremtidige kostnader for et byggeprosjekt. Det kan brukes til å planlegge fremtidig arbeid og til å identifisere mulige overskridelser av kostnader.
Faktisk bokførte kostnader
Dette er et budsjett som følger de faktiske kostnadene ved et byggeprosjekt mens det pågår. Det kan brukes til å sammenligne de faktiske kostnadene med det opprinnelige budsjettet og identifisere eventuelle avvik.
Revidert budsjett
Dette er en oppdatert versjon av det opprinnelige budsjettet som reflekterer eventuelle endringer som er gjort i prosjektet.
Sett opp en prosess
Å ha en klar prosess på plass for å håndtere endringsordrer kan bidra til å sikre at de håndteres smidig og effektivt. Denne prosessen bør inkludere trinn for å identifisere, gjennomgå og godkjenne endringsordrer.Kommuniser klart
Klar kommunikasjon er viktig når det gjelder endringsordre. Sørg for å kommunisere eventuelle endringer til alle relevante parter, inkludert eieren, underentreprenørene og prosjektteamet.Gjennomgå konsekvensene
Gjennomgå konsekvensene av eventuelle foreslåtte endringsordre nøye for å forstå hvordan de vil påvirke budsjettet, tidsplanen og omfanget til prosjektet.
Forhandle vilkår
Hvis en endringsordre innebærer ekstra kostnader, bør du forhandle vilkår for betaling med eieren/kunden. Dette kan være å etablere en betalingsplan eller enighet om en engangsbetaling.
Dokumentér alt
Sørg for å dokumentere alle endringsordre, inkludert bakgrunnen til endringen, konsekvensene for prosjektet og eventuelle avtaler som er gjort. Denne dokumentasjonen kan bidra til å beskytte entreprenøren hvis det oppstår tvister.
Bruk programvare for håndtering av endringsordrer
Bruk av programvare som er spesielt designet for å håndtere endringsordre kan bidra til å forenkle prosessen og redusere risikoen for feil eller misforståelser.
Spesifikke hendelser
Faktureringsmilepæler i et byggeprosjekt bestemmes vanligvis basert på fremdriften av arbeidet og vilkårene i kontrakten. Disse milepælene kan baseres på spesifikke hendelser, som fullførelse av en fase av prosjektet eller levering av bestemte materialer.Frekvens
Frekvensen for fakturering kan variere, men den er vanligvis basert på størrelsen og kompleksiteten til prosjektet. For mindre prosjekter kan fakturering skje på månedlig basis. For større, mer komplekse prosjekter, kan faktureringsmilepælene settes på lenger intervaller, som hvert andre eller tredge månede.
Vilkår
Det er viktig for entreprenører å gjennomgå vilkårene i kontrakten nøye og forstå de faktureringsmilepælene som er satt. Dette kan bidra til å sikre at prosjektet holder seg på rett spor og at entreprenøren betales til rett tid.
Inflasjon
Indeksregulering av et byggeprosjektbudsjett refererer til å justere budsjettet for inflasjon. Inflasjon er den generelle prisøkningen over tid, som kan påvirke kostnaden for materialer, arbeid og utstyr. For å ta høyde for inflasjon kan en prosentvis økning legges til budsjettet for å reflektere den forventede økningen i kostnader. Dette kalles indeksregulering av budsjettet.
Et eksempel
Hvis det opprinnelige budsjettet for et byggeprosjekt var 100 000 kroner og den forventede inflasjonsraten var 2% i løpet av prosjektet, kan budsjettet indeksreguleres ved å legge til 2% i det opprinnelige budsjettet, noe som resulterer i et revidert budsjett på 102 000 kroner.
Dette hjelper til å sikre at budsjettet nøyaktig reflekterer de forventede kostnadene ved prosjektet, selv om disse kostnadene kan endres på grunn av inflasjon.
Vilkår
Det avhenger av vilkårene i kontrakten om en entreprenør kan kreve kunden for en indeksregulert sum. Hvis kontrakten inneholder en bestemmelse for å indeksregulere budsjettet for å ta høyde for inflasjon kan entreprenøren kreve kunden for eventuelle økninger i budsjettet på grunn av indeksreguleringen.
1. Identifiser og estimer alle forventede kostnader og inntekter.
2. Oppdater budsjettet med disse estimatene.
3. Opprett en tidsplan for hver fase av prosjektet og fordel kostnadene og inntektene i samsvar med tidsplanen.
4. Opprett en oversikt over fremtidige kostnader og inntekter for hver måned, slik at man kan visualisere hvordan budsjettet forventes å utvikle seg over tid.
5. Oppdater prognosen regelmessig og juster den i samsvar med endringer i prosjektet, slik at den fortsetter å være nøyaktig og relevant.
Tidsbasert prognose
Ved å lage en tidsbasert prognose kan man øke kompleksiteten i budsjettforvaltningen, da dette innebærer å forutsi fremtidige kostnader og inntekter over en bestemt periode. Dette kan være utfordrende, da det krever evnen til å forutse og planlegge for potensielle endringer eller usikkerheter som kan påvirke prosjektet.
Detaljert plan
For å lage en tidsbasert prognose kan entreprenører vurdere en rekke faktorer, som forventet varighet på prosjektet, forventet fremdrift, tilgjengeligheten av materialer og arbeidskraft og eventuelle potensielle risikoer eller usikkerheter som kan påvirke prosjektet. Denne informasjonen kan brukes til å utvikle en detaljert tidsplan for forventede kostnader og inntekter gjennom hele prosjektet.
Planlegging
Å forvalte budsjetter ved hjelp av en tidsbasert prognose kan være komplekst, da det krever nøye planlegging og regelmessige oppdateringer for å sikre at prognosen forblir nøyaktig og reflekterer den nåværende tilstanden til prosjektet. Det kan imidlertid også være et nyttig verktøy for å hjelpe entreprenører å identifisere potensielle problemer eller risikoer tidlig og å iverksette korrigerende tiltak som trengs for å holde seg på rett spor og innenfor budsjettet.
Spore utviklingen og identifisere trender
Det er en god ide å ha versjonskontroll over prognosen slik at du kan se endringer over tid. Dette kan hjelpe deg å spore utviklingen av prognosen og identifisere trender eller mønstre som ikke er øyeblikkelig åpenbare. Det kan også være nyttig for å gjennomgå og sammenligne ulike versjoner av prognosen for å se hvordan antagelser eller estimater har endret seg over tid.
Identifisere og håndtere eventuell risiko
Ved å vedlikeholde versjonskontroll over prognosen kan du lettere identifisere og håndtere eventuelle potensielle problemer eller risikoer som kan påvirke prosjektbudsjettet. Dette kan hjelpe deg å holde oversikt og holde deg innenfor budsjettet, og å ta bedre informerte beslutninger om retningen på prosjektet.
.webp?width=1000&height=700&name=Mockup%20-%20skjermbilde%20-%20OSR%20-%20prosjektbudsjett-byggebransje(1200%20%C3%97%20840%20px).webp)
3
3. Risiko og finansiering
Kostnadsoverskridelser
En av de største økonomiske risikoene i et byggeprosjekt er muligheten for at kostnadene skal overstige budsjettet. Dette kan være på grunn av en rekke faktorer, som uventede økninger i kostnadene for materialer, arbeid eller utstyr, endringer i prosjektomfanget og annet.
Forsinkelser
Forsinkelser er en stor økonomisk risiko i et byggeprosjekt, da de ofte fører til økte kostnader og reduserte inntekter. Forsinkelser kan skyldes flere ulike faktorer, som vær, tomteforhold, arbeidsmangel og mer.
Tvister og krav
Byggeprosjekter kan være komplekse, og tvister eller krav knyttet til prosjektet kan oppstå. Disse tvistene eller kravene kan være en stor økonomisk risiko, da de kan medføre betydelige kostnader eller forsinkelser.
Inflasjon
Inflasjon kan være en økonomisk risiko for et byggeprosjekt, hvor kostanadene øker.
Eksterne finansieringskilder
Et byggeprosjekt kan være avhengig av eksterne finansieringskilder, og tilgjengeligheten av finansiering kan være en økonomisk risiko.
Markedsforhold
Endringer i markedsforhold, som en nedgang i økonomien eller endringer i etterspørselen etter det ferdige produktet, kan påvirke den økonomiske levedyktigheten til et byggeprosjekt.
3.2. Begrense økonomisk risiko
Det viktig for entreprenører å nøye planlegge og håndtere økonomiske risikoer i et byggeprosjekt for å sikre suksess og lønnsomhet for prosjektet. Det finnes mange strategier som entreprenører kan bruke for å begrense økonomiske risikoer i et byggeprosjekt. Noen av disse strategiene kan være:
Nøyaktige kostnadsestimater
En av de viktigste måtene å begrense økonomiske risikoer på er å utarbeide nøyaktige kostnadsestimater. Dette innebærer å samle inn detaljert informasjon om materialer, arbeid og andre ressurser som kreves for prosjektet, samt å ta hensyn til bufferen for uventede kostnader eller endringer i prosjektomfanget.
Risikoanalyse
Gjennomføring av en risikoanalyse hjelper entreprenører med å identifisere og prioritere potensielle økonomiske risikoer i et byggeprosjekt. Dette kan innebære å analysere konsekvensene av ulike risikoer og utvikle strategier for å begrense eller håndtere de risikoene.
Kontraktsbetingelser
Vær oppmerksomhet på kontraktsbetingelsene, de kan bidra til å begrense økonomiske risikoer i et byggeprosjekt. Dette kan innebære å forhandle om vilkår som beskytter entreprenøren, som betalingsplaner eller bestemmelser for kostnadsoverskridelser.
Budsjettstyring
Effektiv budsjettstyring er avgjørende for å begrense økonomiske risikoer i et byggeprosjekt. Dette kan være å sette og/eller å overvåke budsjettmål, spore utgifter og gjøre justeringer der det er nødvendig for å holde seg på rett kurs.
Forsikring
¨Finn den rette forsikringen med dekning som bidrar til beskyttelse mot økonomiske risikoer i byggeprosjektet. Dette kan inkludere dekning for skade på eiendom, ansvar og andre mulige risikoer.
Endringshåndtering
Håndtering av endringer i prosjektomfang eller design bidrar til å begrense økonomiske risikoer, da endringer ofte fører til uventede kostnader eller forsinkelser.
4. Pågående arbeid (WIP)
Midlertidig eiendel
I regnskapstermer anses WIP vanligvis som en midlertidig eiendel og registreres som dette i balansen. Verdien av WIP bestemmes ved å beregne prosentandelen av arbeidet som er fullført per balanseført dato.
Et eksempel
Hvis et byggeprosjekt har en totalverdi på 1 000 000 NOK og 50 % av arbeidet er fullført per balanseført dato, vil WIP for dette prosjektet være 500 000 NOK.
Sporing
Å spore WIP er viktig for entreprenører, da det hjelper til å sikre at prosjektet blir fullført til avtalt tid og innen budsjett, og at entreprenøren blir betalt for arbeidet som er fullført. Det er også nyttig for å spore økonomisk utvikling i prosjektet og identifisere eventuelle potensielle problemer som det er behov å ta tak i.
4.2 Utfordringer ved å beregne WIP
Det er viktig å ha et robust system på plass for å spore og beregne WIP i et byggeprosjekt. Dette sikrer at prosjektet blir fullført til avtalt tid og innen budsjett, og at entreprenøren blir betalt for arbeidet som er fullført.
Det kan være flere utfordringer ved å beregne pågående arbeid (WIP) i et byggeprosjekt, som:
Ufullstendige eller uriktige data
For å kunne beregne WIP nøyaktig er det viktig å ha fullstendige og nøyaktige data på arbeidet som er fullført, samt materialer og utgifter som er pådratt. Hvis denne daten er ufullstendig eller uriktig kan det være vanskelig å bestemme verdien av WIP nøyaktig.
Endringer i prosjektomfang
Endringer i prosjektomfang eller design påvirker verdien av WIP, da dette ofte resulterer i tilleggsarbeid eller utgifter som må tas i betraktning.
Komplekse prosjekter
Store, komplekse prosjekter krever hyppigere oppdateringer av WIP-beregningen, da det kan være flere elementer å spore og vurdere.
Manuell beregning
Hvis WIP beregnes manuelt, er det en høyere risiko for feil eller utelatelser som kan påvirke nøyaktigheten av beregningen.
5
5. Prosjektlederrollen
En erfaren prosjektleder bringer en rikdom av kunnskap og ekspertise inn i et byggeprosjekt for å bidra til å sikre dets suksess og lønnsomhet. Det er flere fordeler ved å ha en erfaren prosjektleder som leder et byggeprosjekt.
Forbedret prosjektplanlegging og gjennomføring
En erfaren prosjektleder har ferdigheter og kunnskap til å effektivt planlegge og gjennomføre et byggeprosjekt, sikre at prosjektet fullføres innen tidsfristen og innen budsjettet.
Forbedret kommunikasjon og koordinering
En erfaren prosjektleder kommuniserer og koordinerer effektivt med alle interessenter, inkludert prosjektteamet, kundene og underentreprenørene, for å sikre at prosjektet går smertefritt.
Risikostyring
En erfaren prosjektleder vil kunne identifisere og minimere potensielle risikoer og problemer som kan oppstå under prosjektet, for å bidra til å sikre prosjektets suksess og lønnsomhet.
Budsjettstyring
En erfaren prosjektleder har ferdigheter til å styre prosjektbudsjettet og spore utgifter for å sikre at prosjektet holder seg innenfor budsjettet.
6
6. Teknologi
Sanntidsdata
System for budsjettstyring gir sanntidsdata om de faktiske kostnadene ved et prosjekt, noe som gjør det enklere å identifisere eventuelle avvik fra det opprinnelige budsjettet.
Forbedret nøyaktighet
Bruk av system for budsjettstyring bidrar til å forbedre nøyaktigheten av budsjettet ved å ha et samlet sted for lagring og overvåkning av data om de faktiske kostnadene ved prosjektet.
Forbedret samarbeid
Et budsjettstyringssystem bidrar til å fremme samarbeidet blant teammedlemmene ved å gi en plattform for deling og diskusjon av budsjettrelaterte data.
Redusert feil
Ved å automatisere mange av oppgavene som er en del av budsjettovervåkningen birdrar programvaren til å redusere risikoen for feil og sikre at budsjettet er så nøyaktig som mulig.
Fakturaer (fra ERP)
De faktiske kostnadene for materialer, arbeid, utstyr og andre utgifter følges vanligvis ved hjelp av fakturaer som mottas fra leverandører og underentreprenører.
Tidsregistrering
De faktiske lønnskostnadene for et prosjekt følges ved hjelp av tidsregistreringer som registrerer antall timer som er jobbet av hver ansatt eller underentreprenør.
Budsjettovervåkningsprogramvare
Noen entreprenører bruker et budsjettstyringssystem for å hjelpe dem med å administrere og følge de faktiske kostnadene ved et byggeprosjekt. Denne programvaren gir sanntidsdata om de faktiske kostnadene ved prosjektet, noe som gjør det enklere å identifisere eventuelle avvik fra det opprinnelige og reviderte budsjettet.
6.3 Hvordan kan programvare bidra til å redusere risiko
Bruk av budsjettstyringssystem bidrar til å redusere risikoen for et byggeprosjekt på flere måter. Generelt sett hjelper budsjettstyringssystem entreprenører med å håndtere og dempe økonomiske risikoer ved å gi en klar og nøyaktig oversikt over prosjektets økonomiske status og muliggjøre bedre kommunikasjon og transparens.
Forbedret nøyaktighet
Ved å bruke programvare til å spore utgifter og oppdatere budsjettet i sanntid får entreprenøren en mer nøyaktig oversikt over hvor prosjektet står økonomisk. Dette bidrar til å identifisere potensielle budsjettspørsmål før de blir store problemer.
Forbedret kommunikasjon
Budsjettstyringssystem bidrar til å bedre kommunikasjonen mellom teammedlemmene, slik at alle har tilgang til samme informasjon og sikrer at alle er på samme side.
Økt gjennomsiktighet
Bruk av programvare til å spore budsjettet gir økt gjennomsiktighet, da alle teammedlemmer kan se den nåværende budsjettstatusen og spore endringer mens de skjer.
Redusert feil
Manuell sporing av budsjettet er tidkrevende og utsatt for feil. Bruk av programvare til å automatisere prosessen bidrar til å redusere risikoen for feil og sikrer at budsjettet holdes oppdatert.
6.4 Åpent API?
Noen budsjettstyringssystem tilbyr åpne API'er (Application Programming Interfaces), som lar utviklere integrere programvaren med andre systemer og applikasjoner. Et åpent API lar ulike programvaresystemer kommunisere og utveksle data med hverandre, noe som muliggjør toveis integrasjon.
Det er verdt å merke seg at tilgjengeligheten av et åpent API kan variere avhengig av det spesifikke budsjettstyringssystemet. Noen programvarealternativer tilbyr åpne API'er som lar utviklere bygge tilpassede integrasjoner og koble programvaren til andre systemer og applikasjoner. Andre alternativer kan ikke tilby et åpent API, eller kan ha mer begrensede integrasjonsmuligheter.
Det er en god idé for entreprenører å vurdere sine behov nøye og vurdere integrasjonsmulighetene til ulike programvarealternativer før de tar en beslutning. Hvis integrasjon med andre systemer er et viktig krav er det nyttig å lete etter programvarealternativer som tilbyr åpne API'er eller andre integrasjonsmuligheter.
Innledende arbeid
Implementering av budsjettstyringssystem innebærer innledende arbeid for å sette opp programvaren og konfigurere den for de spesifikke behovene til byggeprosjektet. Dette innebærer oppgaver som å taste inn budsjettdata, etablere prosjekthierarkier, sette opp brukerkontoer og tillatelser og mer.
Tid & innsats
Mengden tid og innsats som kreves for å sette opp og implementere budsjett-styringssystem avhenger av den spesifikke programvaren som brukes og de spesifikke behovene til byggeprosjektet. Noen programvarealternativer kan være relativt enkle å sette opp og bruke, mens andre kan være mer komplekse og kreve mer tid og ressurser for å implementere.
Behov
Det er en god idé for entreprenører å vurdere sine behov nøye og vurdere tiden og ressursene som kreves for å sette opp og implementere budsjettovervåknings-programvare når de tar en beslutning. Det er også nyttig å søke veiledning eller hjelp fra programvareleverandøren eller en konsulent hvis det er nødvendig.
7
7. Digitalisering og digital adopsjon i byggebransjen
7.1 Excel brukes mye i byggebransjen
Excel brukes fortsatt mye i byggebransjen for å administrere budsjetter og andre økonomiske data. Til tross for sine begrensninger er Excel et velkjent og brukervennlig verktøy som er bredt tilgjengelig og relativt enkelt å lære. I tillegg kan Excel tilpasses for å dekke de spesifikke behovene til et byggeprosjekt, noe som gjør det til et populært valg for mange entreprenører.
Imidlertid, når byggebransjen stadig blir mer kompleks og teknologisk drevet, ser vi en trend mot bruk av mer avanserte budsjettstyringssystem som tilbyr større funksjonalitet og muligheter. Disse verktøyene er mer egnet for store og/eller komplekse prosjekter og bidrar til å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten av kalyken i budsjettprosessen.
7.2 Begrensninger i Excel
Selv om Excel er et nyttig verktøy for å administrere små eller enkle budsjetter er det ikke det beste valget for store eller komplekse prosjekter som krever mer avanserte budsjettadministrasjonsfunksjoner.
Det finnes flere farer ved å administrere prosjektbudsjetter i frittstående Excel.
Dataentryfeil
Excel er utsatt for dataentryfeil/inntastingsfeil, noe som fører til feilaktige budsjettberegninger og feilaktig beslutningstaking.
Begrenset samarbeid
Excel har ikke sterke samarbeidsfunksjoner, noe som gjør det vanskelig for flere team-medlemmer å arbeide på budsjettet samtidig.
Begrenset sikkerhet
Excel har ikke sterke sikkerhetsfunksjoner, noe som betyr at budsjettdata kan være i fare for å bli aksessert eller endret av uautoriserte brukere.
Begrenset integrering
Excel er som oftest ikke integrert med andre system innen prosjektadministrasjon eller andre løsninger, noe som gjør det vanskelig å spore budsjettdata på en samlet og sammenhengende måte.
Manglende versjonskontroll
Excel har ikke innbygde versjonskontrollfunksjoner, noe som kan gjøre det vanskelig å spore endringer eller sammenligne ulike versjoner av budsjettet.
Kompleksitet
Store, komplekse budsjetter kan være vanskelig å administrere i Excel, da de kan kreve flere ark og formler, som kan være vanskelig å vedlikeholde og oppdatere.
7.3 Teknologi og prosjektledere
Erfarne prosjektledere tenderer til å omfavne teknologi da dette bidrar til å øke effektiviteten, forenkle prosesser og fremme kommunikasjon og samarbeid.
Budsjettstyringssystem og andre teknologiske verktøy hjelper prosjektledere med å bedre organisere og følge med på fremdriften, samt håndtere budsjetter, tidsplaner og ressurser. Disse verktøyene bidrar også til å forbedre transparens og kommunikasjon blant teammedlemmer og interessenter, noe som er avgjørende for suksess i et byggeprosjekt.
Det er verdt å merke seg at ikke alle prosjektledere nødvendigvis vil være like komfortable med, eller dyktige til, å bruke teknologi. Det er viktig for prosjektledere å være åpne for å lære og omfavne nye teknologier som bidrar til å forbedre deres arbeidsprosesser og resultater.
7.4 Teknologi i byggebransjen
Bygg- og anleggsbransjen har historisk sett vært tregere til å omfavne ny teknologi og digitalisering sammenlignet med enkelte andre bransjer. Det finnes en flere faktorer som har bidratt til denne trenden, som karakteren av byggearbeid (som ofte foregår på stedet og involverer fysiske materialer), størrelsen og kompleksiteten av byggeprosjekter, og den tradisjonelle avhengigheten av manuelle prosesser og papirbaserte systemer. I tillegg har teknologisk fremgang gjort det enklere og mer kostnadseffektivt for byggfirmaer å implementere digitale løsninger.
Det som imidlertid er sikkert er at det har vært en økende trend mot adoptering av teknologi og digitalisering i byggebransjen de siste årene. Dette skyldes trolig en kombinasjon av faktorer somk økt konkurranse, presset for å redusere kostnader og øke effektiviteten, og tilgjengeligheten av ny teknologi som gjør det enklere og mer kostnadseffektivt for byggefirmaer å implementere digitale løsninger.
Det er verdt å merke seg at graden av teknologiadopsjon og digitalisering i bygg- og anleggsbransjen varierer sterkt. Noen selskaper og organisasjoner har omfattende teknologiadopsjon og digitalisering, mens andre er i ulike stadier av adopsjon eller har tatt i bruk disse teknologiene i mindre grad. Det er sannsynlig at bygg- og anleggsbransjen vil fortsette å utvikle seg og omfavne ny teknologi ettersom den blir tilgjengelig.
Forretningsbehov
Påse at det nye systemet møter virksomhetens behov og gir en verdi til virksomheten.
Integrasjon
Sørg for at det nye systemet kan integreres med eksisterende systemer og håndtere prosesser.
Brukervennlighet
Det er viktig at det nye systemet er enkelt å bruke for ansatte, slik at de kan lære det raskt og effektivt.
Kostnader
Vurder kostnadene ved å implementere det nye systemet, inkludert lisenskostnader, kostnader for å tilpasse systemet til virksomhetens behov og eventuelle opplæringskostnader.
Sikkerhet
Det er viktig å sikre at det nye systemet har god sikkerhet for å beskytte sensitive data.
Kundestøtte /
Teknisk kompetanse
Sjekk at det er tilgjengelig kundestøtte for å løse eventuelle problemer eller spørsmål som kan oppstå under implementeringen eller etter at systemet er satt i drift.
8
8. Trender i byggebransjen
Her følger noen av trendene i byggenæringen.
Bærekraft
Det er et økende fokus på bærekraft i byggenæringen, med fokus på å bygge mer miljøvennlige og energieffektive bygg.
Digitalisering
Det er en trend mot økt digitalisering i byggenæringen, med bruk av teknologi som BIM (bygningsinformasjonsmodellering) og droner for å forbedre planlegging, konstruksjon og drift av bygg.
Offsite-konstruksjon
Det er en trend mot økt bruk av offsite-konstruksjon, der deler av bygget produseres på et annet sted og deretter monteres på stedet. Dette bidrat til å øke effektiviteten og redusere kostnadene ved bygging.
Konstruksjonskvalitet
Det er en trend mot økt fokus på konstruksjonskvalitet, med fokus på å bygge robuste og holdbare bygg som kan tåle forandringer i klima og andre påvirkninger.
Innovasjon
Det er en trend mot økt innovasjon i byggenæringen, med fokus på å utvikle nye materialer og teknologier for å forbedre byggeprosessen og kvaliteten på bygg.
8
9. Rapportering av nøkkeltall i byggebransjen
Vær oppmerksom på at det finnes mange nøkkeltall (KPI'er) som kan brukes til å måle ytelsen til et byggefirma eller byggeprosjekt.
Noen vanlige finansrelaterte KPI'er og vanlige nøkkeltall for ytelse innen byggenæringen er:
Kostnad
Den totale prosjektkostnaden og kostnaden for individuelle komponenter eller materialer.
Tidsplan
Den totale prosjektplanen, planen for enkeltoppgaver eller milepæler.
Kvalitet
Målinger av arbeidskraft, materialer og overholdelse av prosjektspesifikasjoner og standarder.
Sikkerhet
Målinger av hyppighet og alvorlighetsgrad av ulykker, samt overholdelse av sikkerhetsregler.
Produktivitet
Målinger av arbeidskraft og utstyrseffektivitet.
Kundetilfredshet
Tilbakemeldinger fra kunder på det totale prosjektet og ytelsen til individuelle team-medlemmene.
Miljøpåvirkning
Målinger av prosjektets påvirkning på miljøet, som avfallsreduksjon, energieffektivitet og bruk av fornybare ressurser.
Bærekraft
Målinger av hvor godt prosjektet følger bærekraftig design- og konstruksjonsprinsipper.
Noen av de andre KPIene som kan brukes er materiale- og ressursutnyttelse, prosjektplan ytelse, endringsbestillingshåndtering og kontraktadministrasjon.
Bruttomargin
Dette beregnes ved å trekke fra kostnadene for solgte varer (COGS) fra inntektene og deretter dividere med inntektene. Det måler hvor mye av hver krone i inntekt som er igjen etter å ha trukket fra kostnadene for materialer og arbeidskraft som ble brukt for å generere den inntekten.
Nettofortjenestemargin
Dette beregnes ved å trekke fra alle utgifter (inkludert COGS, overhead og skatter) fra inntektene, og deretter dividere med inntektene. Det måler hvor mye av hver krone i inntekt som er igjen som fortjeneste etter at alle utgifter er trukket fra.
Avkastning på eiendeler (ROA)
Dette beregnes ved å dividere nettoinntekt med totalt eiendeler. Det måler hvor effektivt et selskap bruker sine eiendeler for å generere fortjeneste.
Avkastning på egenkapital (ROE)
Dette beregnes ved å dividere nettoinntekt med aksjonærenes egenkapital. Det måler hvor mye fortjeneste som genereres for hver krone av aksjonærinvestering.
Avkastning på investering (ROI)
Dette er et mål på lønnsomheten til et prosjekt, og det måler hvor mye av investeringen i et prosjekt som returneres som fortjeneste.
10
10. Sjekkliste
Det krever omhyggelig planlegging, overvåking og kommunikasjon å styre budsjettet for et komplekst byggeprosjekt. Ved å følge denne sjekklisten kan entreprenører mer effektivt styre prosjektkostnadene og oppnå sine økonomiske mål.
Her følger en sjekkliste over ting å vurdere i budsjettprosessen i byggbransjen:
1. Definer omfanget av prosjektet
Definer tydelig hvilket arbeid som skal utføres, inkludert eventuelle spesifikke krav eller begrensninger.
2. Estimer kostnadene
Estimer kostnadene for materialer, arbeid, utstyr og eventuelle andre utgifter som vil påløpe under prosjektet.
3. Identifiser mulige risikoer
Identifiser eventuelle mulige risikoer eller usikkerheter som kan påvirke prosjektet som endringer i markedforhold eller forsinkelser i levering av materialer.
4. Opprett en detaljert budsjettplan
Utarbeid en detaljert budsjettplan som inkluderer alle forventede kostnader, som bufferfond for uforutsette utgifter.
5. Gjennomgå og revider budsjettet regelmessig
Gjennomgå og revider budsjettet regelmessig for å sikre at det reflekterer den nåværende tilstanden av prosjektet.
6. Spor prosjektkostnadene
Bruk et budsjettstyringssystem eller andre verktøy for å spore prosjektkostnadene i sanntid.
7. Overvåk prosjektfremdriften
Gjennomgå prosjektplanen regelmessig og sammenlign den med det opprinnelige og/eller reviderte budsjettet for å sikre at prosjektet går som planlagt og innenfor budsjettet.
8. Kommuniser med interessentene
Hold interessentene informert om budsjettet og prosjektfremdriften, og søk om innspill der det er nødvendig.
9. Gjør korrigerende tiltak der det trengs
Hvis prosjektet ikke følger planen og er innenfor budsjettet bør man identifisere og gjøre nødvendige korrigerende tiltak for å få prosjektet tilbake på rett kurs.
10. Gjennomgå og rapportere om budsjettet
Regelmessig gjennomgå og rapportere om budsjettet for å sikre at prosjektet følger planen og er innenfor budsjettet.
11
11. Valg av partner
Det er enkelte faktorer et byggfirma bør vurdere når de velger en teknologipartner eller leverandør.
Ved å vurdere disse faktorene kan en byggebedrift velge en teknologipartner eller leverandør som passer bedriftens behov og som kan hjelpe bedriften å nå sine mål.
Produkt- eller tjenestetilbud
Det er viktig å velge en partner eller leverandør som tilbyr produkter eller tjenester som møter selskapets spesifikke behov og mål.
Rykte og pålitelighet
Søk etter en partner eller leverandør med et sterkt rykte for pålitelighet og kundetilfredshet.
Innovasjon
Velg en partner eller leverandør som er i forkant av innovasjon og kan tilby de siste teknologiene og løsningene.
Teknisk ekspertise
Søk etter en partner eller leverandør med et kunnskapsrikt og erfarent team som kan gi støtte og veiledning innen budsjettering og rapportering i byggebransjen. Det er viktig at dette teamet har bred erfaring, alt fra inngående bransjekunnskap, til teknsik kompetanse for tilpasning av løsning og ikke minst kan utvikle og sette opp integrasjoner.
Skalerbarhet
Vurder en partner eller leverandør som kan skaleres i takt med selskapets behov, når selskapet vokser og tar på seg større prosjekter.
Kostnad
Vurder kostnaden for produkter eller tjenester som tilbys av partneren eller leverandøren, og sørg for at de er konkurransedyktige og innenfor budsjettet.
Support og vedlikehold
Se etter en partner eller leverandør som tilbyr løpende supoort og vedlikehold for å sikre at bedriftens teknologier alltid er oppdaterte og fungerer problemfritt.
Denne guiden/veiledningen om byggeprosjektbudsjett er skrevet av Laura Landmark.
Hun har over fem års erfaring fra byggebransjen i Storbritannia
Etter hun flyttet til Norge i 2008 har hun jobbet mye med å sette opp løsninger for automatisert prosjektbudsjettstyring i ulike bransjer.
Lurer du på hvordan du kan forbedre prosjektbudsjettering og rapportering i din bedrift?
Laura og hennes team bistår deg gjerne.
Lurer du på noe mer? Laura svarer deg gjerne!
