Vi har doblet produktivitetsgraden med Severa Project Management

Kjernevirksomheten til Braathe er skytjenester og IT-løsninger til små, mellomstore og store virksomheter i Norge. De er en nasjonal aktør med sterk lokal tilstedeværelse fra Skien i sør til Tromsø i nord. De teller 169 ansatte totalt, og det er 85 som jobber i løsningen.

Flere system

Etter flere oppkjøp, satt it-selskapet med intet mindre enn tre systemer for timeføring og fakturering. «Det var lite hensiktsmessig», forteller konsulentleder Runar Sand i Braathe.

Selv om de hadde jobbet i Severa Project Management i flere år, tok de en god runde ute i markedet for å se hva som rørte seg. Likevel falt valget på samme løsning, bare at nå begynte de helt fra scratch.

- Vi har folk på åtte lokasjoner, og det er alltid et mas om å få fakturert timene i tid. Målet vårt er at de ansatte skal føre timer hver dag, og at uken deres er «grønn» mandag morgen. Da kan prosjektlederne godkjenne på tirsdager, og vi kan fakturere på onsdager.

Hva med oppstarten?

Grunnopplæringen tok de avdeling for avdeling, cirka en time per gang. De viser hvordan de blir medlem av et prosjekt, de ulike timetypene og hvordan de fører timer – og da er de stort sett klare. Nå er det 85 ansatte som bruker Severa Project Management. Det er først og fremst konsulentene, men også prosjektledere og ledere.

– Etter et par uker setter vi av en liten sesjon med spørsmål og svar. I tillegg har vi en kanal i Teams med tips og triks, ofte stilte spørsmål og så videre. Der kan vi som holder i systemet følge opp det de ansatte mangler og lurer på.

«Terskelen for å bruke systemet er lav. Det er veldig brukervennlig, både på desktop og på mobil – appen er jo nesten kliss lik webgrensesnittet.»

Mye bedre oversikt

De har allerede mye bedre oversikt siden alle nå får «lov» til å føre alle timer, ikke bare fakturerbar tid. Jo bedre oversikt, desto lettere er det å styre prosjektene og instruere selgerne til å selge inn riktige forventning. De kan også ta mer betalt for de jobbene vi gjør!

Her er et eksempel: En av avdelingene har kun hatt krav om å føre fakturerbar tid, og løsningen de jobbet i var ikke godt egnet. Uken etter at de flyttet over i Severa Project Management gikk de fra å registrere 50 til 100 fakurerbare timer! Og uken etter var det like mange.

Fakturerbar tid vil så klart variere, men det er helt tydelig at et strukturert system gir tydelige gevinster, nesten fra dag én.

Effektiv kostnadsstyring

– Det aller beste med Severa Project Management er at det er lett å få timer inn og brukerterskelen kommer høyt opp. I tillegg er det lett å lage og strukturere prosjektene våre, og veldig praktisk med kalendersynkronisering. Vi henter ut avtaler fra dagen og legger inn i prosjektene. Det gjør timeføringen enda enklere.

«Løsningen gjør det enkelt å kostnadsstyre. Har vi undersolgt? Oversolgt? Treffer vi på estimatene våre?»