Slik kan økonomiavdelingen bidra til selskapets vekst

Hvordan kan økonomiavdelingen jobbe for å skape gode forutsettninger for selskapets vekst?

Svaret er langt og kanskje litt komplekst. Vi har forsøkt å forenkle det ved å dele det opp i 5 deler.

Les mer! Jeg har et spørmål

1 Proaktivitet
2 Fleksibelt mindset
3 Tilrettelegge
4 Kontrollfunksjon
5 Forstå virksomheten

Har dere en vekststrategi eller et vekstmål?

Hvordan kan den moderne økonomiavdelingen være med på å nå vekstmålet eller leve opp til strategien?

Avklar definisjonen av vekst i deres virksomhet

Vekst defineres på ulike måter for ulike bedrifter og organisasjoner, være seg om de er innen offentlig- eller privat sektor, eller om man er børsnotert. Noen selskap vokser organisk, andre via oppkjøp.

Våre forutsettninger kan helt enkelt se veldig ulike ut.

Det vi dog kan være overens om er at vekst innebærer MER av noe, og ofte da MER av noe bra. Mer bra saker, helt enkelt. En forbedring.

Hva er deres vekstmål?

Økt gevinst eller økt salg?
Bedre lønnsomhet eller marginer?
Voske geografisk med fler kontor/butikker?

Still spørsmål!

Det er viktig å gjøre en vurdering av dette og stille seg spørsmål som:

Hvordan vokser vi?
Hvordan påvirker det oss?

Å jobbe mot selskapets vekstmål er en teaminnsats på tvers av avdelinger. Økonomiavdelingen har, som vanlig, en sentral rolle også her.

Hvordan vokser vi?

Hvordan vokser vi og hvordan påvirker det oss? Hvilke konsekvenser får denne veksten for økonomiavdelingen? Hvilke av de nåværende prosesser blir påvirket av dette? Dette er noe dere må kunne forutse.

Som nevnt over er vekst “mer av noe bra”, men det leder ofte til “mer av noe annet” også.

Økte volumer, flere transaksjoner, flere fakturaer og kanksje flere lønninger å håndtere? Eller flere produktkategorier, flere divisjoner eller enheter. Og kanskje flere konteringsdimensjoner eller selskap?

Hva skjer om dere får 3 ganger så mange produkter om 2 år? Er dere klare for å fusjonere inn et selskap? Holder dagens prosesser hvis dere blir dobbelt så mange ansatte? Kan dere håndtere 5 ganger så mange fakturaer med dagens systemer? Hvordan analyserer dere de nye forretningsområdene?

Dimenssjoner rett

Som regel blir tilværelsen mer kompleks og “mer bra saker” leder ofte til “mer administrasjon”, som kanksje ikke er fullt så bra...

Effekten kan fort bli, som sikkert mange av dere kjenner igen, at økonomiavdelingen stadig ligger på etterskudd og slukker branner i takt med veksten.

MEN! Om du på økonomiavdelingen forsøker å forutse vekstens konsekvenser kan du tenke og jobbe proaktivt, og samtidig forenkle arbeidsdagen først og fremst for deg selv, men også for resten av organisasjonen.

Dimensjoner prosessene og systemstøtten rett for den kommende veksten. Ikke vær for sent ute!

Våg å tenke stort

Exsitec er et godt eksempel her. For 6 år siden (i 2016) var vi under 100 ansatte, i dag er vi 500 og på bildet til høyre ser du hvordan omsetningen har vokst sammen i takt med ansettelsene.

Så våg å tenke stort!

For noen år siden snakket vi i Exsitec om å ha 500 ansatte, og det føltes veldig fjernt. Takket være denne langsiktige og uttalte planen kunne vi dimensjonere prosessene riktig, for at de skulle vare i mange år under sterk vekst. En prosess kan ikke gjøres om veldig ofte, den må vare over tid. På samme måte bytter vi ikke system så ofte heller.

I dag er vi passert 500 ansatte i Exsitec. Nå planlegger og rigger vi oss for å bli 2000!

Kontinuerlig forandring

Du må være inneforstått med å stadig måtte tenke annerledes og å tenke nytt. Og helst kjenne at det er både gøy og utfordrende!

Kanskje er det slik at økonomer i dag trenger et annet mindset enn hva økonomer trengte for 10-15 år siden?

For å generalisere så er ofte økonomen, traditsjonelt sett, de som liker "ordning och reda", regler, rutiner og at “satte prosesser sitter”.

Men nå er det viktig å være fleksibel. Det som gjaldt og fungerte i fjor eller forrige måned fungerer kanskje ikke så godt lenger.
Eller det vi trengte å gjøre for et år siden kan være overflødig nå, og skal fjernes. Det må være OK. Det er slik det må være.

Ikke vær bremseklossen

Et firma i vekst er i kontinuerlig forandring. Økonomisjefen/CFO må være involvert i, og informert om, bedriftens vekstarbeid og være den drivende kraften i økonomiavdelingen.

Økonomer har en veldig sentral rolle i bedriften og har (desverre) ofte evnen til å bremse selskapets vekst. “Ja, vi skulle jo kunne gjøre det, men det innebærer dette og dette…” Det er lett å bli stående fast i dårlige prosesser og mye administrasjon og resultatet blir istedet at veksten uteblir.

Men hvem har egentlig rett til å sette spillereglene: økonomiavdelingen eller virksomheten?

Vårt råd er å ikke bli en brems for bedriftens vekst!

Tørre å stille spøsmål

Til et fleksibelt mindset hører det også med å stille spørsmål, å forsøke å få et annet perspektiv. Hvorfor gjør vi dette? Gjør vi det på den beste måten? Står vi fast i gamle rutiner?

Du må tørre å fjerne noe! Om ikke kommer listen med rutiner og prosesser til å bli lengre og lengre og gjør det vanskeligere å oppnå vekst. Jo større dere blir, desto mindre manuelt arbeid skal gjøres. Automatiser det som kan automatiseres, og ha gode prosesser.

Rette forutsetninger

Selvfølgelig trengs det også rette forutsetninger for å kunne agere på denne måten. Om bedriften vokser, og lever av vekst, vil det koste mye om økonomiavdelingen ikke rekker å henge med.

Kanskje et mål skal være at økonomiavdelingen skal vokse med x% av den totale veksten? Eller er det bedre å leie inn hjelp til løpende administrative oppgaver for å frigjøre tid til å tenke nytt og gjøre endringer?

Å ansatte et ekstra årverk i økonomiavdelingen kan være et stort steg. Kanskje er det bedre å endre litt på hvem som gjør hva eller den som har ledig tid skal gjøre noen av oppgavene som ligger i kø?

Tilrettelegge

Økonomiavdelingen kan bidra til vekst ved å tilrettelegge for resten av virksomheten. Å frigjøre tid og kraft for arbeidet som veksten krever - utenfor økonomiavdelingen!

Man kan si at det finnes to sider hos en økonomiavdeling:

På den ene siden handler det om kontroll, å være litt "politi" og påse at regler og rutiner følges, og holde orden.
På den andre siden handler det om å støtte og supportere resten av virksomheten. Lovkrav og rapportering kommer selvsagt alltid til å være førstepri, men det må være en viss balanse mellom kontroll og support. Det man kontrollerer må man også kunne supportere.

Rett verktøy

Support kan for eksempel innebære å gi rett verktøy til bedriften. Dette kan være:

et enkelt og effektivt ERP system.
å forenkle faktureringen ved hjelp av automatisering.
å tilrettelegge for både rapportering og analyse ved hjelp av et BI system.
å effektivisere budsjett- og prognosearbeidet med ett og samme system.

Det finnes også systemstøtte for mange andre prosesser som ligger utenfor økonomiområdet, som lager, e-handel, CRM m.m. De har alle til hensikt å tilrettelegge og frigjøre tid og ressurser.

Automatisere

Veldig mange administrative oppgaver kan man automatisere.

Behøver alle å bruke tid på å kontere sine fakturaer?
Eller kopiere og lime inn data fra ulike kilder innen man kan gjøre sine analyser?
Eller knote med det gigantiske Excelarket for budsjettering og prognose?

Tenk digitaliseringspyramiden

Hvor befinner din bedrift seg i digitaliseringspyramiden? På hvilket nivå? Finnes det forbedringspotensial?

Hvor kan man frigjøre tid for å jobbe med veksten?

Kontrollfunksjon

Helheten og kontroll på detaljene

Økonomiavdelingen ser helhetsbildet av bedriften og har kontroll på detaljene. Det kan være en controller eller en økonom som har evnen til å merke trender eller tendenser.

Her har du mulighet til å være med å identifisere flaskehalsene som bremser veksten, eller finner potensiale for ny vekst.

Svare på alle Hvordan?

Økonomiavdelingen kan svare på alle HVORDAN.
“Hvordan skal vi vokse?”, “Hvordan påvirker det her..…?”.

Dere ser i tallene, svart på hvitt, hva som driver resultatet, lønnsomheten og kostnadene. Dere sitter ofte med tillgang til flere system, og data fra ulike deler av virksomheten.

Flagge vekstens konsekvenser

Med vekst kan det være at selskapets fokus blir litt for enkeltsporet, og at veksten skjer på bekostning av andre ting, som for eksempel lønnsomheten. Dette kan være OK. Eller kanskje trenger du å signalisere eventuelle uønskede negative påvirkninger/effekter som veksten har.

Ønsker dere å øke marginen kan økonomiavdelingen for eksempel være de som faktisk har best kontroll på kostnadssiden. Ønsker dere å vokse i antall kunder? Kanskje en dyr kundeanskaffelse medfører for høye kostnader eller vekst i antall ansatte kan gå på bekostning av salget (fokus onboarding).

Økonomiavdeligen har ofte helhetsbildet som resten av virksomheten ikke alltid har, og kan dermed flagge for vekstens ventede og uventede konsekvenser. Det er dog viktig å huske på at visse negative effekter kan det være verdt å ta for å oppnå den veksten man etterstreber.

Her har økonomiavdelingen stor hjelp av t BI verktøyet, -et verktøy for analyse som gir et korrekt og tydlig bilde av virkeligheten i bedriften.

Unngå isolering

Økonomiavdelingen kan ikke være en isolert øy som leverer rapporter eller budsjetter uten forankring i virkeligheten eller akseptanse i virksomheten.

Selvsagt skal det finnes en tilsvarende forventning til resten av virksomheten, en interesse for bedriftens eller organisasjonens økonomi og nøkkeltall. Oppmuntre til kunskapsutveksling og teamwork! Vær opptatt og stolt av din kompetanse!

Dimensjoner rett

Dette reiser spørsmålet om hvordan den moderne økonomiavdelingen egentlig skal dimensjoneres. Skal økonomiavdelingen være slank, med en skreddersydd størrelse for dagens situasjon, en størrelse som vi raskt vil vokse ut av på grunn av vekst?

Eller skal økonomiavdelingen ha litt plass for å bedre kunne jobbe med, og bidra til, bedriftens vekst?

Dette er en balansgang.

Man må våge å satse på økonomiavdelingen! Vår erfaring er at økonomiavdelingen oftere er alltfor slank en det motsatte. Dette kan ha negative konsekvenser med tanke på veksten.

Ikke dimensjoner for tidlig

Ikke dimensjoner for et storfirma eller flytt inn i en storfirmaløsning for tidlig. Dere kan i stedet sette sammen flere litt mindre system med spisskompetanse innen ulike områder, en best-of-breed løsning.

Dette gjør at dere senere kan velge å bytte ut deler av løsningen ved behov, i stedet for å riskere å bli værende i det store systemet som kanksje ikke oppfyller deres behov hverken nå eller senere.

"Husk å nyte reisen!”

Ha det gøy på veien! Kjenn en stolthet over hva dere har fått til og det dere kommmer til å få til i arbeidet med å vokse.

Christian Boldt

Forretningsutvikling

Mobil: +47 415 31 733

Epost: christian.boldt@exsitec.no